¶ 专项办公室不是规范的一级机构，一般没有设置单独的收发文机构或岗位，无档案保管条件，人员临时抽调组建高流动等问题，因此容易在收文流程方面不规范造成工作问题。莫文娜和谭靖东研究撰写了这个词条，提出一套专项办收文操作的实践规范，便于管理者和收发岗位人员学习。本词条以典型的专项办公室为例，制定了一种符合专项办公室的收文实践规范。重点解决好：收文渠道、拟办、流转、归档几个方面的要求。
收文员可以只阅读本段认识自己的操作。其余段落为解释或备注。
¶ 无论任何人，从任何渠道（含非正规渠道）收到任何文件（含非正规文件）后，均应当在第一时间将文件转交给收文员，并确认其已收到，由收文员启动收文操作。
解释说明:
（1）任何渠道：除了规范的公文系统以外，专项办还常常会从微信、内网通讯、机要保密等渠道收到文件（电子版或纸质版），均应当启动收文处理流程。由于渠道不特定，也意味着组织内任何一个人都可能成为第一个获得文件的人，所以都应该转交给收文员来进行操作。
（2）任何文件：除了具有红头和文号的公文外，包括无文号便签、无文头文档甚至部分微信等通讯工具中的重要的消息记录，均应当作为广义的“收文”进行处理。
（3）确认收到：使用微信等工具转交的文件，可能存在漏收等问题，造成收文处理责任不明。为避免这种情况，需要两人确认完成转交。
（4）涉密文件：涉密文件收文处理也按照此框架进行，只是从收到时候起增加涉密登记的内容。
¶ 收文员以适当方式将文件进行归档存储。电子存档的规范是：在存储设备中建立收文专用文件夹，每收到1个文件，就在该文件夹下新建1个该文件同名的子文件夹，并将收文及附件、审批单及后续产生的审批单扫描件等全部存入该子文件夹。
解释说明：
（1）存档：如果收文是电子版，则直接进行电子存档后，打印纸质版进行后续拟办流转。如果是可复制的纸质版，需要先建立电子存档的占位文件，然后进行拟办流转，待办结后与文件审批单一起存档。凡收文均应当尽量获取电子版，简化存档管理。必须确保电子存档与收文记录的一致和完整。
（2）电子存档：将电子版文件保存到专项办的存储设施中。以“三年行动办”和“主题教育办”为例，是保存在Seafile网盘或企业微信微盘中。电子存档应该按照相应的电子文档命名规范进行。电子文档命名规范见：这里
¶ 正确实践示例1:
收到来文《曲靖市推进实施“310”工程领导小组办公室关于召开全市“310”工程工作推进会议的通知》后：
收文员在Seafile中“收文”文件夹下新建子文件夹
“\20230702_曲310办便〔2023〕-12曲靖市推进实施“310”工程领导小组办公室关于召开全市“310”工程工作推进会议的通知\”
，然后将文件
“20230702_曲310办便〔2023〕-12曲靖市推进实施“310”工程领导小组办公室关于召开全市“310”工程工作推进会议的通知.pdf”
“20230702_曲310办便〔2023〕-12附件1：参会回执.xlsx”
等均存到这个文件夹。¶ 正确实践示例2：
收到禁止复制且无电子版的秘密10年文件《关于印发加强农村宗教传播管控引导工作实施方案的通知》后：
收文员在Seafile中“收文”文件夹下新建子文件夹
\20230702_秘密10年曲统发〔2023〕-12关于印发加强农村宗教传播管控引导工作实施方案的通知\
,不实际存入有内容的文件。该文件夹后续用来保存审批单等。
¶ 由收文员初步阅读文件，判断办理需求。需紧急处理的公文，先转工作对口人员进行办理，并同步填写文件审批单，进入签转流程。如不需紧急处理，则直接填写文件审批单，进入签转流程。
解释说明：
（1）紧急：办理时限很短，或者工作内容复杂，筹备办理可能会耗时较长等情况。因领导签转时间不确定，等待领导签转后可能会造成办理不及时，因此需要先行交办。
（2）拟办：即提出公文办理建议。拟办意见好坏是拟办人对事务要求及机关运转理解是否准确深刻的集中体现。拟办技巧见：这里。
¶ 拟办意见经负责人签署后，即可按照签署意见进行流转，按照其要求将公文交予相应人员进行处理。流转可能会涉及到多次、反复的传递、分发等，每次流转均应该由接收人签字。并在最后一次流转完成后，对流转记录进行存档。
解释说明：
负责人：一般为办公室主任或综合科负责人等，但有时办公室主任由上级领导担任，则是指下一级的负责人。实践中以专项办的工作规则为准。
传递：文件接收人在收到公文后，签署意见要求进一步将文件给另一人进行处理。此后公文返回给收发员，收发员确认签署意见，并按照意见转交给下一人。一般情况下，禁止公文不经收发员管理，在接收人之间直接传递。这样做是为了避免文件遗失后难以追责。
分发：即把文件复制后交给接收人，不再需要接收人签署，不再需要收回。例如：印发给各人学习的文件。分发和传阅区别是，分发不再要求返回接收人意见和文件原件，而传阅需要。
流转记录存档：将批阅单扫描件（或照片）电子版存入存储设施的相应文件夹内。
拟办一般应当考虑这几个问题：
拟办意见如果能全面顾及到以上信息，99%是合格的。难点在于每一个信息的准确判断。需要综合考虑文件的全局性、重要性、办理思路等等。
¶ 正确实践示例
拟呈X书记、X主任、X副书记阅。印发给各科室主任学习并抓好贯彻落实，并请业务二科商XX局，XX委联合起草本级方案，并于X月X日前印发。妥否，请XX同志阅示。
在使用OA工具的办公室中，可以借助OA加快文件的流转分发和签阅记录。例如，在企业微信中，可以使用审批功能进行多人同步传阅（需二次设置），具体场景如同时征求多人意见。
收文员在收文时要注意流转对象的签阅时间记录，对于签阅时间明显造假的，应及时提醒或报告。因为这影响到到文件传递办理的责任。
纸质文件如何存档、涉密文件流转中应如何执行保密规定，等问题需进一步补充。
（一）在收文时尽量索取电子版或纸质版复印件，并纳入自身业务的存储中，以支持文件的长期使用。
（二）流转中收到包含文件审批单的纸质文件后，应简快签阅后返还收发员，减少文件在自己手中的停留时间。
（三）文过留痕，即使流转对象收到文件后不需要提出办理意见，也应该签字留痕表明流转流程经过了自己。
传统的公文收发规范，是源于过去纸质公文的实体传递而衍生的，一切操作都是围绕着【公文】这个实体物质的运动。但是，随着时代的发展，这种规范已经不够适应现代办公的需求——
谭靖东完成了这个文档的初次编辑。